Evidování a ukládání pošty

Od: Datum: 11.12.13 20:32 odpovědí: 4 změna: 19.12.13 07:44

Jakým způsobem a podle čeho má být vedená a ukládaná pošta a dokumenty v organizaci?

Jsme Občanské sdružení, poštu doručenou i odeslanou eviduje jednatelka v knize doručené a v knize odeslané pošty. Ale pouze nějakou, prý jenom tu obyčejnou. Další poštu má u sebe předseda organizace. Nemá na to knihy, ale údajně má evidenci v počítači. Jenomže důležité dokumenty odmítá ukázat, natož seznámit s jejich podrobným obsahem ostatní členy organizace a to ani po výslovném požádání.

V současné době je v jednání koupě a směna pozemků pro organizaci, jedná se o nemalé finanční částky, týká se to všech členů organizace. Celá věc je ještě dále komplikovaná tím, že se následně bude část nových pozemků společně se stávajícími pozemky organizace rozprodávat pouze některým členům do soukromého vlastnictví, zbytek pozemků (nových i stávajících) na společných plochách se rozprodá všem, ale podle podivného klíče někomu víc, někomu míň, přestože je budou všichni užívat stejným dílem se stejnými právy.

Mně se zdá, jako když si s námi skupinka aktérů hraje na slepou bábu. Nejhorší na tom je, že jim to všichni baští a chovají se jako stádo ovcí. Když se má o něčem hlasovat, tak automaticky zdvihají ruku, aniž by o věci přemýšleli anebo si vyžádali čas na rozmyšlenou.

Je nebezpečí, že při takovémto stavu evidování a ukládání pošty, si předseda může zpětně vyrobit anebo upravit jakýkoliv dokument anebo jiný dokument zapřít. Kdykoliv si udělá novou sestavu evidence pošty z počítače, tu bude opět vydávat za platnou a nikdo mu nic nedokáže.

Má se také ukládat emailová pošta?

Jaká je pomoc v této zapeklité situaci?

Díky.


Seznam odpovědí:
 
moment čekejte prosím, probíhá přenos dat...
Zobrazení struktury odpovědí v otázce
Skrytí struktury odpovědí v otázce
Zobrazení struktury odpovědí v otázce

 

Odpovědi na otázku:
Datum: 11.12.13 21:50

V organizaci vetsiho rozsahu (nejen) je potreba mit schvalen manual na provoz IT systemu. Tam patri i uvedena el.posta. Jednou z hlavnich datovych sluzeb je moznost mit dohledatelnou emailovou postu a zabranit umyslne i neumyslne ztrate dat, presmerovani posty v dobe nepritomnosti atd. Toto splnuje mj system Kerio http://www.kerio.cz/ a k zalohovani a sdileni dalsi aplikace. No je toho podstatne vice pokud je potreba mit e-mailove ucty pod kontrolou.

Ohodnoceno: 0x
 
Od: rozara*
Datum: 11.12.13 23:10

Děkuji za odpověď. Ale jak je to s poštou, když ještě elektronická verze zavedená není. Vše je postaru.

Jakými se má řídit předpisy?

Datum: 12.12.13 09:21

Ve mnoha organizacich se vyplati zavest tzv. DMS (Document management system) zahrnujici mj.i elektronickou evidenci "papirove" posty. V podstate jde o vytvoreni interni el. pruvodky dorucene posty s moznosti nechat probihat i naskenovany dokument. Vse se ridi internimi predpisy zohlednujicimi i ochranu osobnich dat.

Ohodnoceno: 0x
 
Od: rozara*
Datum: 19.12.13 07:44

To je všechno hezké, ale v našem občanském sdružení (zájmová organizace) existuje pouze jeden počítač, který má pro svoji potřebu účetní organizace. Předseda poštu eviduje zřejmě na svém soukromém počítači. Nedávno mi někdo sdělil domněnku, že kromě oficiální schránky na poště P.O.Boxu, kterou vybírá jednatelka, má předseda ještě další schránku, asi soukromou, kterou vybírá pouze on sám a jednatelka tam vůbec nemá přístup, možná ani netuší, že existuje. To by vysvětlovalo, proč jednatelka má zapsáno v doručené i odeslané poště tak málo dopisů, proč nemá evidované dopisy a dokumenty týkající se úřadů. Některé dokumenty týkají nás všech, předseda úzkostlivě tají a nehodlá je ukázat. Dokonce se ani podvakrát nedostavil na kontrolu ukládání pošty, ke které ho vyzvali revizoři organizace. Asi má co skrývat. Všetečné revizory nechali odstranit a dosadily jiné, kteří "drží hubu a krok".

Může být evidence pošty dvojí, jedna část u jednatelky a druhá část u předsedy?

Jakou mají řadoví členové šanci dozvědět se, co je v nedostupných dokumentech?

 

 

Přihlásit se k odběru odpovědí z této otázky:

Neneseme odpovědnost za správnost informací a za škodu vzniklou jejich využitím. Jednotlivé odpovědi vyjadřují názory jejich autorů a nemusí se shodovat s názorem provozovatele poradny Poradte.cz

 
Copyright © 2004-2016 Poradna Poradte.cz. Všechna práva na poradně Poradte.cz vyhrazena.