Chtěl bych se zeptat, jaké desky na složky v kanceláři používáte. Potřebuji jich hodně - několik tisíc, do malé kanceláře (dvě malé místnosti). Nemůže to tedy být šanon.
Nějaké desky, do které se budou zakládat smlouvy, faktury, dopisy, a různé malé lístečky (doručenky, podací lístky, paragony) - aby z desek nic nevypadávalo, když je vezmu do ruky. (což je problém otevřených šanonů, ze kterých pořád něco vypadává). Průhledné fólie také nejsou vhodné, jsou příliš úzké a moc papírů se do nich nevejde.
Jedna složka = jeden klient.
2x
My jsme na úřadě používali pro archivaci klasické šanony pro běžný rok a rok předchozí. A potom jsme doklady přendávali do archivních krabic. A jak jsem koukala na EMBU, od které jsme tyto boxy (a jiné) nakupovali, tak dokonce nabízejí i další výrobky - takže je vidět, že firma prosperuje a rozšiřuje svůj sortiment. archivbox.cz/... No uvidíte, zda by se vám něco z jejich nabídky nehodilo. Já jsem s nimi obchodovala před deseti roky, ale už tenkrát s nimi byla dobrá spolupráce i kvalitní výrobky. 
2x
Z uvedených složek jsou nejlepší gumičkové, ale nesmí se mnoho používat. Na denní zakládání to není, jsou pak odrbané., nevzhledné. Také se těžko popisují na hřbete, jedna složka je tenká, druhá tlustá.
Ideální jsou šanony v šířce jen 4cm. Malé doklady a paragony se lepí na A4. Na jeden arch nalepíte i 40 ks paragonů a to tak, že namažete lepidlem jen levou stranu paragonu a přilepíte. Další přilepíte o 1 cm níže přes první paragon atd... Na A4 budete mít dvě řady paragonů a dobře se v tom hledá, je to přehledné.
Souhlasím s uska. 
V nabídce výrobce, kterého jsem podle své zkušenosti doporučovala, jsou i šanony v různých šířkách - 5 cm, 7,5 cm a tuším 11 cm. archivbox.cz/... Takže podle nárůstu dokladů lze případně ze šanonu 5 cm přemístit do širšího. Jinak jsme paragony také lepili na A4 a k tomu jsme hospodárně využili již nepotřebné kopie nebo již vyřazené a likvidované doklady, které nemusely být skartovány. Lepením se šetřilo i místo v šanonu - bylo to rovnoměrně rozložené a nic nevypadávalo. Mám to dokonce tak vžité, že dneska i ve své domácí kanceláři - jak říkám domácímu hospodaření - lepím si doklady. Sešívačka by sice byla rychlejší, ale lepení je úsporné na místo a při častějším používání dokladů se sponky vytrhávají.
To lepení dokladů na arch je dobrý nápad, ale zeptám se (souvisí moje otázka už tak trochu s organizací práce a archivací dokumentů):
Potřebuju do složky zakládat dokumenty chronologicky.
A když bude více malých lístečků, pak je vlastně nemůžu lepit na jeden arch, protože za prvním lístečkem následuje list A4, pak více listů, pak zase malý lísteček atd. Když budu malé lístečky lepit na arch A4, pak dokumenty nebudu moci zakládat do desek chronologicky. Máte jiný nápad?
Těžko se dá radit, pokud neznám právě tu organizaci práce. Ale jestli je třeba zakládat dokumenty chronologicky, nebylo by možné přílohy lepit na zadní stranu toho dokumentu, kterého se to týká? Pokud by to třeba byly doručenky, ty jsem lepila např. přímo na upomínku - třeba na volný prostor bez textu a nebo na zadní stranu. Těžko by se daly tyto drobné přílohy lepit na zvláštní arch, i když třeba s odvolávkou na číslo dokladu. Toto jsme používali např. při vyúčtování drobných záloh a nebo cestovného. Označení je velmi důležité pro vlastní přehled. To asi musíte sám vykoumat, co vám bude nejlépe vyhovovat a zároveň to bude přehledné. Já jsem svým podřízeným nechala volnost při zakládání dokumentů, ale muselo to být v souladu s vnitřní směrnicí o oběhu dokladů. Ale co bylo pro mne důležité, když bylo jednání s občanem, musel referent reagovat rychle a ne se přehrabovat v papírech a dlouho hledat, co bylo třeba předložit jako argument.
Ano - např. podací lístky či doručenky se lepí na levou stranu toho dokladu co jste posílal. Když nalepíte jen jednu hranu podacího lístku, lze jej nadzvednout a přečít kompletní spodní doklad. Malý doklad, který s ničím nesouvis, lze také nalepit na A4 a je to lepší než aby vám z jakýchkoliv desek vypadával. Samostatný doklad se jednou nalepí nahoru, na druhém listu třeba doprostřed a pak dolů. Tím docílíte stejnoměrnou tloušťku spisu.
lidka + uska: děkuji za tip s lepením na originál dokumentu.
Co ale vím, tak potom pro soudní jednání (v tomto případě se mi jedná o žaloby na dlužníky, které mám z podnikání) musím předkládat originály dokumentů - např. objednávky, faktury, smlouvy apod. A když na originál něco nalepím (podací lístek, doručenku), tak vlastně tím originál pozměním a poškodím?
A nejde to rozdělit, protože předem netuším, který z klientů se stane dlužníkem 
Většinou jsou klienti v pohodě, ale občas po čase některý přestane platit a musím do archivu vyštrachat smlouvu a přiložit k žalobě, předtím ještě okopírovat, takže bych stejně musel podací lístek a doručenku odtrhnout, abych mohl smlouvu okopčit, a pak zase přilepit. Sponky se mi nevyplatily, lístečky neudrží a vypadávají. Dalším řešením je sešívačka, ale lísteček se může z drátku vytrhnout.
Promiňte, že se v tom tak nimrám, ale rád bych vytvořil nějaký univerzální systém pro archivování dokumentů, který budu užívat "celoživotně". Neexistuje na to nějaká odborná literatura?
tubi - jejda, jejda, vaše starosti na mou hlavu! Co chcete vymýšlet za novoty, když je dávno vše vymyšlené.
Koukněte se na jakýkoliv doklad. Každý má na levé straně 1,5 - 3cm okraj. Když natřu podací lístek také na levé straně, to je 3mm a přilepím na okraj, tak nic nepozměním, nic nezničím. Kopírovat budete doklad tak, že podací lístek ohnete, vrazíte do kopírky, podací lístek (přilepený) bude koukat mimo kopírku a doklad zkopírujete bez problému bez podacího lístku.
Už máte jasno? O odborné litertatuře nevím, chce to jen zapojit mozek. Ať se daří najít systém, který vám bude vyhovovat.
Šanony jsou právě moc široké, zaberou spoustu místa a ne u každého klienta shromáždím tolik papírů, takže se šanon ani nezaplní.
Spíše bych potřeboval desky, které by "rostly", jak bude příbívat množství dokumentů ke klientovi. Takže málo papírů - úzké desky, přibude papírů - desky narostou. Jak bude růst můj vztah s klientem, porostou i desky.
Nevíte, do jakých desek vkládají dokumenty na SOUDECH? Tam to musí řešit, protože k jednomu případu může být málo papírů, k jinému hodně papírů, navíc všechno nejsou A4, ale právě i malé papírky jako doručenky, které se z desek musí nutně ztrácet.
Snad by mi vyhovovalo něco takového:
papera.cz/...
papera.cz/...
potreby-kancelarske.eu/...
obchod.activa.cz/...
obchod.activa.cz/...
obchod.activa.cz/...
ale potřeboval bych je vidět v reálu, nebo konkrétní radu, zda s některými z výše uvedených spisových desek nemáte zkušenosti co do jejich kvality, než si objednám 1000 kusů, abych neprohloupil.
zavolejte na linku Activa a obchodák vám přiveze ukázat vzorky... a vyberete si. Já když něco potřebuji, tak volám obchoďáka...
Nebo navštivte velké papírnictví nebo i v Makru by mohli mít velký výběr a můžete si to "osahat"
Neneseme odpovědnost za správnost informací a za škodu vzniklou jejich využitím. Jednotlivé odpovědi vyjadřují názory jejich autorů a nemusí se shodovat s názorem provozovatele poradny Poradte.cz.
Používáním poradny vyjadřujete souhlas s personifikovanou reklamou, která pomáhá financovat tento server, děkujeme.