Archivace dokladů

My jsme také končili s podnikáním, při archivaci jsme postupovali podle příručky EU (měli jsme dotace). Plátci DPH jsou povinni uchovávat doklady 10 let, neplátci kratší dobu. Veškerou dokumentaci jsme uložili do archivních krabic, sepsali jejich obsah a předali firmě, která se archivací zabývá. Platí se asi 300 Kč za běžný metr a rok. Po uplynutí stanovené doby se firma postará o likvidaci dokumentace.

S doklady je to různé, někde stačí uchovávat menší dobu, některé více - až těch 10 let, jak už bylo zmíněno.

Ohledně uskladnění - záleží na vás. Buď nějaká firma, a nebo se poptejte po někom z rodiny (vyjde levněji). Není přímo předepsáno, jak je máte uchovávat. Pokud máte někoho spolehlivého, kdo údaje z dokladů nebude roztrubovat všude kolem a má vhodné místo (sucho, atd.), možná vám doklady uschová u sebe zadarmo a vy ušetříte. Likvidaci si pak můžete po uplynutí dané doby provést taky samy - např. skartováním, nejlevněji prostým spálením třeba v kotli.

Je to spíš o tom, jak to chcete vy. Zda poskytnete svá citlivá data nějaká firmě, kde nikoho neznáte, navíc za poplatek, nebo někomu z rodiny (koho asi znáte líp). Jsou tu sice ještě další rizika (dům rodiny může někdo vykrást, vytopit...) atd., ale to se možná může stát i té firmě, že.

Záleží na vás, kolik do toho chcete investovat a jak si dat ceníte. Firma je sice vázána mlčenlivostí (nejspíš), ale pokud máte možnost, lze to řešit například i přes rodinu.

Co já vím, tak účetní doklady za posledních 5 zdaňovacích období. Jestli dobře počítám, tak to v tento den vychází na roky 15,14,13,12,11. Pro plátce DPH je to posledních 10 let. A zaměstnanci by se měli archivovat nadosmrti. Jak to v praxi chodí, ale netuším. Já mám každý rok krabici od hranolek, už jich mám 24, a mám takový blbý pocit, že od teď to bude tak jedna krabice měsíčně, asi začnu archivovat elektronicky.